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Herramientas Para Un Home Office Exitoso

home office exitoso

En este 2020 la vida nos cambió de un momento a otro a todos y de diferentes maneras. En algunos casos (como el nuestro, en Funnel) el impacto ha sido menor gracias a la tecnología y las herramientas online que han alcanzado un boom de forma más forzada que natural.

Herramientas que desde hace años venían perfeccionándose para lograr lo que ahora podemos ver de una forma cotidiana. El trabajo remoto, o como lo conocemos coloquialmente, Home Office.

Voy a compartir en este artículo un grupo de herramientas que creo son básicas para un Home Office exitoso. Esta lista puede verse enriquecida dependiendo las necesidades de cada grupo, pero la base se compone de las siguientes recomendaciones.

Herramientas básicas para el Home Office

Al hablar de herramientas básicas para home office deberíamos empezar con el correo electrónico y mensajeros tipo WhatsApp o Telegram o hasta quizá por la llamada telefónica, pero quisiera obviarlos para entrar de lleno a algunas más específicas.

Software de ofimática grupal

Microsoft es el rey en cuanto a ofimática se refiere, y con Office 365 se consigue que podamos utilizar Word, Power Point y Excel no solo de forma online, sino de forma grupal.

Una solución paralela, muy potente y fácil de usar es GSuite. Basta con tener una cuenta de Gmail para tener acceso a este servicio y poder crear documentos de texto, presentaciones tipo diapositivas y hojas de cálculo que puedan trabajar varias personas al mismo tiempo.

Además, en ambos casos cuentas con un espacio en la nube para poder guardar, compartir y trabajar los archivos con las personas que tú decidas.

Video Conferencias.

Es necesario saber que estamos interactuando con personas, pues esto fortalece el trabajo en equipo y además siempre será mejor aclarar temas “cara a cara” que se pueden malinterpretar con mensajes de texto. Este tipo de software es, sin duda, indispensable para un buen Home Office.

El rey en este momento es Zoom. Una aplicación que ha sido altamente criticada por su pobre seguridad digital, pero en mi experiencia es la que tiene un mejor rendimiento al momento de una reunión virtual.

Otras opciones de gran calidad es Google Meet, que inicialmente era solo para usuarios de Gmail empresarial, pero dada la situación del Covid-19, Google la ha puesto a disposición de cualquier usuario. 

Skype de Microsoft es una herramienta muy conocida, pero poco popular para este tipo de usos. Además, el mismo Microsoft tiene Teams cuenta con herramientas más específicas para una reunión virtual de trabajo.

videoconferencia

Compartición y almacenamiento de archivos

Cualquiera diría que el correo electrónico es una buena herramienta para compartir archivos, y sí, lo es, siempre y cuando no existan varias versiones de este, o bien trabajen varias personas en él.

Para esto es bueno tener un receptáculo de documentos compartidos en la nube. 

El más conocido desde hace mucho tiempo es Dropbox, pero no es el único y quizá tampoco el mejor.

Otras opciones muy buenas son OneDrive de Microsoft, Google Drive, Apple iCloud Drive, Amazon WorkDocs, Box y una decena más de soluciones muy similares entre ellas.

Manejo de proyectos

Este es un tema muy profundo y da para mucho. Hay varias herramientas que se pueden usar para organizar de buena forma los proyectos, y que en el home office deberían estar presentes algunas de ellas.

  • Monday. Entre sus ventajas es que es visualmente muy amigable, intuitivo y muestra muy claramente el flujo de un proyecto.
  • Microsoft Project. Visualmente es muy pobre, pero al basarse en diagramas de flujo, es muy lógico para quienes lo usan. Fácil de usar tanto para el PM como para el equipo en general.
  • Asana. Lo mejor de este software son las herramientas de automatización y las poderosas integraciones con otras herramientas.
  • Trello. Una herramienta muy flexible que te permite organizar por clientes, proyectos, tareas o como tú lo quieras en base a tableros. Si eres de los que usan post its en una pizarra, te agradará su interfase.
  • Slack. Una herramienta principalmente para compartir archivos de gran tamaño, pero puedes crear canales con base en tus proyectos o a tus clientes. Una buena herramienta de comunicación
Home Office proyectos

Recomendaciones extra

Con las opciones anteriores es suficiente para poder llevar un buen home office y exponenciar tu productividad mientras volvemos a las reuniones presenciales. Pero quiero dejar algunas herramientas extra que podrías usar en algún momento y no está de más tenerlas.

Team Viewer

Nunca está de más tener este software que permite el acceso remoto a tu computadora. En una oficina, si no puedes mandar a imprimir o hay algún fallo con algún programa, alguien de TI puede ir a tu lugar y resolverlo, pero en este momento de pandemia lo mejor es no recibir a nadie externo en tu casa, sin embargo, sí puedes permitirle la entrada a tu computadora con TeamViewer, esta hermosa herramienta que tiene una versión gratuita para todos.

Calendario

No importa cual uses, mientras puedas activar las alertas y puedas añadir tus compromisos, entregas, reuniones virtuales, etc. Los básicos online son los de Outlook (Microsoft), Google y iCloud, pero sabemos que debe haber cientos de opciones.

WeTransfer / Smash

Siempre será una pesadilla que te pidan el archivo editable o cualquier archivo que pese más de los 25 megas que te permite casi cualquier servicio de correo. Hay decenas de formas de enviar ese material, aunque lo más cómodo son estos servicios que ofrecen WeTransfer o Smash.

¿Sugerencias?

Espero que te sean de utilidad las opciones que aquí mencionamos. Y si crees que omitimos alguna, o tienes alguna sugerencia para enriquecer esta lista, nos encantaría que nos comentaras sobre ellas. 

Raúl Eduardo Cabrera administrator

Director TI en Funnel

raul@funnel.mx

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